Kennismanagement en waarom te veel informatie averechts werkt

‘Te’ is nooit goed. Behalve dan ‘tevreden’. Een ongelofelijke dooddoener, maar wél waar. Ook als het om kennismanagement gaat. Want ook daar willen we vaak teveel. Weten hoe jij niet in die valkuil stapt? Lees dan snel verder.

Wat is kennismanagement?

Om klanten het juiste antwoord te geven, heb je kennis nodig. Traditioneel zat dat in hoofden van mensen, maar al snel bleek dat het veel slimmer is om informatie georganiseerd op te slaan in documenten of een systeem. Dan kan iedereen die kennis raadplegen als het nodig is. Sneller en efficiënter. Hoe je dat precies doet - dus het verzamelen, bijhouden en verspreiden van deze kennis - noemen we kennismanagement.

Wil je hier meer over lezen, download dan ons whitepaper Wat is kennismanagement. 

(Te) enthousiast aan de slag met kennismanagement 

Organisaties die starten met kennismanagement of dat opnieuw gaan inrichten, doen dat vaak met een enorm enthousiasme. Zo enthousiast, dat ze als een dolle alle informatie die er is gaan opslaan, ordenen en bewerken.

Ze overvoeren eigenlijk het kennismanagementsysteem, dat binnen de kortste keren aan alle kanten gaat uitpuilen. Veel teveel, dus.

Teveel kennis werkt niet

 Zoveel opgeslagen informatie werkt niet, omdat:

• Hoe voller je kast, hoe moeilijker je iets kunt vinden. Dat geldt ook voor kennis. Sommige mensen houden zelfs liever de deur van de kast maar helemaal dicht...
• Informatie veroudert snel, dus je moet zorgen dat het up to date blijft. Dat is super moeilijk als je ontzettend veel hebt opgeslagen.
• Lukt dat niet om informatie up-to-date te houden, zien gebruikers onjuiste informatie. Daardoor is de kans groot dat ze die informatie de volgende keer links laten liggen en op zoek gaarn naar alternatieve bronnen.

Grote stappen, gauw thuis

Maar hoe dan wel? Eigenlijk is het heel simpel: je begint waar je het meeste waarde kunt behalen. Dat is bij de vragen die vaak voorkomen, en die redelijk standaard antwoorden hebben. Daar valt snel winst te behalen, bijvoorbeeld bij nieuwe medewerkers. De kans is groot dat zij deze vragen al snel krijgen, en zij zijn meteen productief als ze het juiste antwoord vinden en geven.

Maar begin bij het begin!

En toch: duik ook nu niet meteen in het diepe. Als je start met kennismanagement is een goed begin het halve werk. We kunnen je helpen met onze workshop Visie & Strategie op kennismanagement.

We bepalen dan samen waarom je kennismanagement wilt, welke doelen je wilt behalen en wat de bijbehorende strategie is. Daarna kunnen we snel aan de slag, en voeg je razendsnel waarde toe. Weten hoe? Lees dan meer over de workshop, of neem even contact met ons op.