Meedenken over een helder doel. Hoe een communicatieadviseur het verschil maakt.

‘Wordt het niet eens tijd voor een nieuw logo? Onze huidige is zo ouderwets!’

Deze uitspraak – of iets dat erop lijkt – komt bij veel organisaties zo maar ineens voorbij. Vaak kan het rekenen op bijval van collega’s en management. ‘Ja, je hebt helemaal gelijk, dit is niks meer!’ En voordat iemand met z’n ogen kan knipperen, zijn de voorstellen voor een nieuw logo binnen. Alleen tijdens de vergadering blijven de meningen verdeeld. Want welk logo past nu het beste bij de organisatie en waarom?

Het is logisch dat dit gebeurt, want in dit traject slaat de projectmanager of het management een paar stappen over. Wat wil je als organisatie eigenlijk uitstralen? En wat wil je als organisatie precies communiceren?

Het juist inzetten van een communicatieadviseur helpt je goed op weg. Zonder effectieve communicatie binnen je organisatie wordt het namelijk al snel chaotisch. Dat kan misverstanden, verkeerde verwachtingen en zelfs botsingen tot gevolg hebben. Hetzelfde geldt voor externe communicatie. Is die onvoldoende of niet juist, dan kan dat leiden tot verkeerde interpretaties door klanten, verminderde interesse en zelfs gebrek aan vertrouwen.

TKC digital staat bekend als expert in kennismanagement. De afgelopen jaren zien we dat het vak van kennismanagement steeds meer verweven raakt met dat van communicatie. Want of het nu gaat om marketingcommunicatie of klantcontact, in alle gevallen wil je dat je merkidentiteit consistent is. Zo was de kennisbank oorspronkelijk het domein van kennismanagement en de website van de marketing- en communicatieafdeling, maar inmiddels maken ze allebei gebruik van dezelfde huisstijl en tone of voice. Hetzelfde geldt voor de inhoud. Content voor de website en de kennisbank, maar ook voor social media en andere communicatie, komt vaak uit één en dezelfde bron.

Dat merken we in de rollen en functies die een organisatie nodig heeft. Naast bijvoorbeeld business consultants, technisch consultants en content consultants helpen wij organisaties ook met de functie van communicatieadviseur.

Een van onze ervaren communicatieadviseurs is Meike van Ouwerkerk. Zij vertelt waarom een communicatieadviseur belangrijk is om je organisatiedoelen te behalen.

Wat is een communicatieadviseur?

Laten we bij het begin beginnen. Wat doet een communicatieadviseur precies? Meike: ‘Wat exact de taken en verantwoordelijkheden van een communicatieadviseur zijn, kan per organisatie verschillen. Waar je in ieder geval mee wordt geholpen is dat je een expert aantrekt die met je meedenkt op strategisch niveau.

Samen krijgen we het doel helder, omdat ik als communicatieadviseur kan analyseren wat de precieze vraag vanuit de organisatie of de afdeling is. We maken in overleg met de betrokken afdelingen een plan om dat doel te bereiken. Ik denk mee over het communicatieplan waarin ook uitgewerkt staat welke communicatiemiddelen we gaan inzetten. Daarna kan een communicatieadviseur de coördinatie van A tot Z uit handen nemen. Of het nu gaat om invulling geven aan een contentkalender of meedenken over de herpositionering van je merk.’

Waarom communicatie essentieel is

Communicatie is ontzettend belangrijk. Zeker als het gaat om een langlopend project. Meike: ‘Heldere communicatie zorgt voor een beter begrip van een project. Je neemt de stakeholders vanaf het begin mee in wat de doelstellingen zijn en daardoor begrijpen ze wat er van hen verwacht wordt. Bovendien zorg je zo voor betrokkenheid en vertrouwen, absolute voorwaarden om een project te laten slagen.

Daarbij is communicatie niet iets wat je alleen vooraf of achteraf doet. Juist op de goede manier en tijdig communiceren zorgt dat iedereen aangehaakt blijft, waardoor je eventuele problemen in een vroeg stadium signaleert en kunt aanpakken. Zo voorkom je vertraging of zelfs vastlopen van een project.’

De grootste valkuil op het gebied van communicatie

Meike loopt al heel wat jaren mee als communicatieadviseur. Welke ervaringen blijven haar bij, waar communicatie meer was dan alleen uitvoering? ‘Naast het voorbeeld met het nieuwe logo, waarbij ik pas betrokken werd toen er al vier voorstellen voor een nieuw productlogo gemaakt waren, moet ik ook denken aan de manager van een technisch bedrijf. Op zoek naar nieuwe opdrachten wilde zij dat ik een advertentie maakte om maandelijks in een vakblad te plaatsen. Vanuit haar gezien leek dit een logisch idee, want het blad las ze zelf. Toch bleek bij het doorvragen dat een A4-pagina advertentie absoluut niet zou helpen om haar doel te behalen. We hebben een andere strategie bedacht, die wel succesvol was en een positieve ROI (Return on Investment) had. Een outbound belcampagne die mooie afspraken opleverde, waaruit nieuwe technische maatwerkopdrachten voortvloeiden!

Ook een nieuwe ‘werken bij’-website van een corporate organisatie is zo’n voorbeeld. Geïnitieerd door de HR-afdeling gaat er een flink aantal mensen enthousiast mee aan de slag. Doordat ik hierbij vanuit communicatie betrokken was, kon ik een afwijking in consistentie, huisstijl en tone of voice met de algemene website snel in de kiem smoren.

De rode draad in al deze voorbeelden? Starten met de oplossing terwijl de vraag niet helder is! En hoe kun je nu effectief communiceren als je niet weet wat de precieze vraagstelling is?’

Conclusie: Betrek de communicatieadviseur bij de strategie voor een succesvol traject

Omdat communicatie zo belangrijk is, moet je de communicatieadviseur in een vroeg stadium betrekken. Meike: ‘Natuurlijk probeer je als communicatieadviseur van alles op de hoogte te zijn. Maar dat lukt niet altijd. Ik heb regelmatig meegemaakt dat ik te laat werd betrokken. Zo kreeg ik bijvoorbeeld de vraag: “Wil je een tweewekelijkse interne nieuwsbrief maken, want we horen in de wandelgangen onvrede bij de medewerkers?”. Ook dan is het noodzakelijk om eerst een paar stappen terug te doen. Anders kan het zonde zijn van de tijd en moeite. Want welk nieuws is voor welke doelgroep? En waarom uiten de medewerkers eigenlijk onvrede? Welk doel heeft het management precies, en is zo’n nieuwsbrief dan wel de oplossing?

Met de communicatieadviseur in een vroeg stadium aan boord, weet je dat er focus ligt op het infomeren van de betrokkenen. Oók wanneer er op dat moment nog minimale communicatie nodig is. We denken mee over de strategie en de concrete invulling vanuit communicatieoogpunt. Daardoor weet je zeker dat de communicatie zo efficiënt mogelijk zal zijn. Bovendien kan de communicatieadviseur op zowel strategisch, tactisch als operationeel niveau meedenken en werk uit handen nemen.’

Een ervaren communicatieadviseur nodig? TKC digital helpt!

Ben je op zoek naar een medior of senior communicatieadviseur? Dan ben je bij TKC aan het juiste adres. Onze communicatieadviseurs hebben verschillende achtergronden. Heeft de een jarenlange ervaring op corporate communicatiegebied, bij de ander ligt de nadruk op projectmanagement, en weer een ander is gepokt en gemazeld in de wereld van kennismanagement. Zo vinden we altijd de beste match voor jouw organisatie en hulpvraag.

Wat onze mensen gemeen hebben? Veel kennis over kennismanagement, marketing, communicatie en customer service. Ze zijn daarom breed inzetbaar. Daarnaast combineren we bij onze klanten ook regelmatig de expertise van onze business en technisch consultants. Iedereen heeft ervaring in verschillende rollen en bij verschillende organisaties. Bovendien houden we bij TKC van pragmatisch werken. En uiteraard houden we de laatste trends en ontwikkelingen nauw in de gaten.

Ben je op zoek naar een communicatieadviseur, heb je een andere uitdaging op communicatiegebied of kennismanagement? Neem contact met ons op. We love to help you!