AI TOEPASSEN IN je organisatie

Iedereen heeft de ambitie om te automatiseren met AI. Dat klinkt mooi, maar hoe doe je dat? Wij ontwikkelden een methodiek die je daarbij helpt. Dat werkt als volgt:

Breng de klantreis in kaart en identificeer wat goed gaat en wat beter kan
Ontwerp de gewenste situatie met continuiteit en productiviteit als speerpunt
Inventariseer welke data, informatie, kennis en content per touchpoint nodig is om de klant in één keer goed te helpen
Identificeer het volgende: Welke activiteiten zijn vermijdbaar? Wanneer communiceer je proactief? Wat kun je automatiseren? Wat kun je digitaliseren? Wanneer heb je persoonlijk contact met de klant?
Maak een plan voor de realisatie van het Kennismanagement fundament en de rol van AI
Richt de organisatie in met de juiste rollen en processen
Kies de benodigde technologie
Maak een plan voor de implementatie hiervan

Identificeer:

Zoals Tinky Bart zegt: "AI levert een enorme bijdrage aan klantcontact”.

Wat kan AI allemaal voor je doen?

De mogelijkheden van generative AI zijn de toekomst voor kennismanagement. GenAI maakt het leven makkelijker voor de medewerker, voor de klant en voor iedereen die een rol speelt in het kennismanagement proces.
GenAi kan bijvoorbeeld:

Identificeren van wat er speelt bij je klant:

Door interacties met klanten te analyseren, kan GenAI automatisch vaststellen welke onderwerpen of vragen regelmatig terugkomen. Dit helpt organisaties om beter te begrijpen welke informatiebehoeften klanten hebben en welke kennis lacunes er zijn.

Detecteren van ontbrekende kennis:

GenAI kan patronen herkennen in gesprekken of documenten en gebieden blootleggen waar kennis ontbreekt of verouderd is. Dit voorkomt kennisgaten in de documentatie en draagt bij aan het verbeteren van de algehele kennisbasis.

Inzicht geven in dubbele content:

In grotere kennisdatabases zien we dat er vaak dubbele of inconsistente informatie ontstaat. GenAI helpt bij het opsporen en elimineren van redundante kennis, waardoor de kennisbank efficiënter en consistenter wordt.

Suggesties doen voor nieuwe artikelen:

GenAI kan trends en veelgestelde vragen analyseren en proactief voorstellen doen voor nieuwe kennisartikelen. Dit helpt kennismanagers om de kennisbank voortdurend up-to-date te houden met relevante content, zonder dat er handmatig veel onderzoek nodig is.

Kenniscreatie:

Door gebruik te maken van bestaande informatie en data kan GenAI zelfstandig nieuwe kennis genereren, bijvoorbeeld in de vorm van samenvattingen, instructies of handleidingen. Dit bespaart tijd en verhoogt de productiviteit van kenniswerkers.

Kennis controleren:

GenAI kan automatisch de nauwkeurigheid en consistentie van kennis verifiëren door nieuwe informatie te vergelijken met de bestaande kennisbank. Dit zorgt ervoor dat alle informatie up-to-date en correct blijft, wat de betrouwbaarheid van de kennisbasis vergroot. GenAI kan ook zorgen dat alle kennis voldoet een de regels uit je stijlgids.

Kennis aanpassen:

Wanneer nieuwe inzichten of wijzigingen nodig zijn, kan GenAI helpen om bestaande kennis snel en efficiënt te herzien en aan te passen. Dit zorgt ervoor dat kennis flexibel blijft en direct kan worden aangepast aan veranderende omstandigheden. Zo blijft het aansluiten op de behoefte van de gebruikers.

Kennis vertalen:

GenAI kan kennis direct vertalen naar verschillende talen, waardoor organisaties wereldwijd toegang kunnen bieden tot up-to-date en accurate informatie in meerdere talen. Dit ondersteunt een breed publiek en verbetert de toegang tot kennis op internationaal niveau.

Kennis samenvatten:

Grote hoeveelheden informatie kunnen worden samengevat door GenAI, wat helpt om lange documenten of gesprekken snel om te zetten naar beknopte en begrijpelijke teksten. Dit verbetert de toegankelijkheid en maakt de kennis sneller inzetbaar.

Helpen structureren:

GenAI kan helpen bij het structureren van de kennisbank door informatie logisch te categoriseren en verbanden te leggen tussen verschillende onderwerpen. Dit maakt het gemakkelijker om de juiste kennis te vinden en te beheren.

Ondersteunen bij het kennisbeheer:

GenAI kan signalen geven aan medewerkers die verantwoordelijk zijn voor het kennisbeheer. Zo weten zij wat ze wanneer ze aan de slag moeten met de inhoud en blijft de kennis actueel, bruikbaar en vindbaar.

Tijd besparen:

Door AI in te zetten voor kennismanagementtaken zoals vertaling, samenvatting en controle bespaar je tijd en versnel je processen. Daardoor kunnen kenniswerkers zich richten op strategische taken in plaats van repetitieve handmatige werkzaamheden.

Klantenservice verbeteren:

AI kan klantgesprekken analyseren en relevante kennis snel klaarzetten om klantvragen efficiënter te beantwoorden. Hierdoor kan de klantenservice medewerker direct inspelen op de behoefte van de klant. Dit verhoogt de klanttevredenheid en leidt tot een veel snellere oplossing.

In de context van kennismanagement biedt generative AI dus een breed scala aan toepassingen die zowel de efficiëntie als de kwaliteit van het beheer en gebruik van kennis verbeteren. Het maakt kennis toegankelijker, zorgt voor een snellere doorstroming van informatie en verbetert de klantinteracties door direct toegang te bieden tot relevante en up-to-date kennis.

Heb je behoefte aan specifieke voorbeelden of verdere verduidelijking van een van deze toepassingen?

Neem contact met ons op!