Een kennismanagementsysteem (KMS) is een softwaretoepassing of platform waarmee organisaties kennis en informatie kunnen creëren, beheren, organiseren en delen. Het biedt een gestructureerde en centrale opslagplaats waar medewerkers kennis kunnen vastleggen, documenteren en opslaan, zodat het gemakkelijk toegankelijk is voor anderen binnen en buiten de organisatie. 

Een KMS maakt informatie binnen een organisatie gemakkelijker en sneller beschikbaar en toegankelijk. Daarmee wordt de productiviteit verhoogd, de consistentie van informatie gewaarborgd en wordt het delen van best practices gestimuleerd. Door het effectieve beheer van kennis kunnen organisaties betere beslissingen nemen, efficiënter werken en waardevolle informatie behouden, ook wanneer medewerkers de organisatie verlaten.  

Kort gezegd draagt een kennismanagementsysteem bij tot een efficiëntere organisatie en verhoogt de klant- en medewerkertevredenheid. Dit is bijvoorbeeld zichtbaar door een hogere First Time Right (FTR), lagere Average Handling Time (AHT), hogere Net Promoter Score en andere beter scorende KPI’s.

Nee. SharePoint is minder geschikt als kennismanagementsysteem, omdat de nadruk ligt op documentendeling en samenwerking in plaats van gestructureerd kennisbeheer. Zo kent Sharepoint bijvoorbeeld geen functionaliteiten als automatische classificatie, semantisch zoeken en uitgebreid taxonomiebeheer. Bovendien is SharePoint niet gericht op het omni-channel bedienen van klanten.

Een omnichannel KMS kan worden geïntegreerd met websites, mobiele apps, chatbots/virtuele assistenten, e-mailondersteuning, sociale media en telefonische klantenservice. Het doel is om consistente en relevante informatie te geven via verschillende kanalen en een naadloze klantervaring te bieden.

Nee. Een KMS (kennismanagementsysteem) is gericht op het beheren, delen en gebruiken van kennis binnen en buiten een organisatie om problemen op te lossen en vragen te beantwoorden, ongeacht het kanaal.

Een CMS (contentmanagementsysteem) is voornamelijk gericht op het gemakkelijk publiceren, bewerken en beheren van content op digitale kanalen zoals websites en apps, en heeft geen focus op het leveren van kennis of het bieden van antwoorden op vragen.

Als je op zoek gaat naar nieuwe kennisbank, is de eerste stap om de organisatie, bedrijfsprocessen en kennisbeheerbehoeften te analyseren. Daarna kun je advies inwinnen over verschillende KMS-opties, een gedetailleerde vereistenlijst en RFP opstellen, voorstellen evalueren en de implementatie plannen en uitvoeren. TKC digital helpt je daar graag bij met begeleiding en training. Neem daarvoor contact met ons op.

De kosten van een kennismanagementsysteem (KMS) variëren afhankelijk van het prijsmodel van de leverancier. Opties zijn bijvoorbeeld abonnementen op basis van het aantal gebruikers, pay-per-use-modellen en eenmalige licentiekosten. Het is daarom belangrijk om verschillende leveranciers te vergelijken, functionaliteiten te bekijken en rekening te houden met factoren zoals het aantal gebruikers en de totale kosten op lange termijn.

De mate waarin een kennismanagementsysteem (KMS) zelflerend is, varieert. Sommige KMS-oplossingen maken gebruik van AI-technologieën, zoals automatisering van processen, geavanceerd zoeken of aanbevelingen en analyse. Onderzoek daarom bij de selectie van een KMS de specifieke AI-functionaliteiten en bekijk of die passen bij de behoeften van de organisatie.

Of je nu een nieuw kennismanagementsysteem wilt aanschaffen, hulp nodig hebt bij de nieuwe implementatie of juist het huidige systeem beter in wilt richten, TKC digital helpt je graag! Neem contact met ons op als je wilt sparren, de mogelijkheden wilt bespreken of gewoon een vraag hebt.